¿Hay alguna manera cortés de interrumpir o detener una presentación de ‘Death by Powerpoint’?

Answer 1

Si bien me encanta la respuesta de Christopher Reiss, daré una respuesta alternativa.

Mi respuesta se basa en múltiples experiencias al ver VCs lanzados con presentaciones largas en gran parte inútiles. Vi cómo algunos VC se sentaban educadamente mientras algunos windbag desperdiciaban su tiempo mostrando diapositivas que no entendían y discutiendo minucias que no les importaban. Muchos VC simplemente se sentaron cortésmente. Probablemente estaban pensando, “de ninguna manera este tipo está recibiendo mi dinero” mientras sucedía, pero todavía perdieron medio día. Así que aquí están mis sugerencias para cualquier persona que sea lanzada con powerpoint por un extraño desconocido.

1. Siempre pida ver la presentación con anticipación. No lo leas, solo mira el número de diapositivas. Si la presentación tiene más de 15 diapositivas, se le advirtió que esta persona no sabe cómo comunicarse de manera concisa.

2. Discuta de antemano con su equipo la fecha límite después de una hora. Nombrar a una persona como cronometrador. Esa persona debe hacer anuncios después de 30 y 45 minutos para mantener al orador enfocado en terminar.

3. Establezca un tono al comienzo de la reunión. Por ejemplo, suponga que se acordó una hora como la hora de la reunión, dígale a la otra parte que ha surgido una llamada importante para que ahora solo tenga 30 minutos. El orador se sorprenderá y posiblemente agitado. No se preocupe por ofenderlos temporalmente, cuando 30 minutos se extiendan hasta la hora original, se sentirán halagados de que haya decidido que su llamada no era tan importante debido a ellos. El punto es alentarlos a centrarse en lo esencial creando un sentido artificial de urgencia. Si la persona no puede hacer eso, ha recibido un comentario útil sobre ellos.

4. Anuncie que como solo tiene treinta minutos y ya ha leído la presentación, desea una sesión de preguntas y respuestas para responder las preguntas restantes en lugar de una presentación. Luego haz las mismas preguntas que le haces a cualquiera que te lance. El propósito de convertirlo en una sesión de preguntas y respuestas es dual:
–Para dictar los temas discutidos para que el otro no divague
–Para hacer que la reunión sea interactiva, en lugar de un monólogo

5. Tenga cuidado de no dejarse atrapar por los agujeros de las ratas. Su presentador buscará excusas para volver a sus diapositivas. Si lo intenta, diga que quiere una respuesta de alto nivel sin los detalles y ofrézcale una pizarra. Si se pone a trabajar durante largos períodos, el cronometrador interviene para decirle que le quedan X minutos y que hay más cosas a las que puede llegar.

6. Tener múltiples cuerpos para acribillarlo con preguntas. Esto frustrará al orador forzándolo a saltar de un lado a otro entre las áreas de su tono preparado, pero le muestra si puede manejar la frustración y pensar de pie.

Conclusión
Deja de preocuparte por las reglas convencionales de cortesía. Funcionan solo cuando todas las partes los siguen. Los oradores Windy, particularmente aquellos que intentan venderte algo, no los siguen y si continúas siguiendo tales reglas, te explotarán. No lo toleres. Pon límites. Haga declaraciones asertivas directas de sus necesidades o de cómo el otro está violando esas necesidades:
* Tenemos una parada difícil a las 2:00.
* Hemos estado aquí por 45 minutos y todavía no he visto la declaración de beneficios.

Cumplir con dos reglas:

1. No confunda asertivo con grosero. No es grosero decir directamente que la presentación del otro no satisface sus necesidades, aunque podría herir sus sentimientos. Es grosero comportarse insultantemente hacia otro. Estás justificado en ser asertivo, simplemente no cruces la línea para insultarte.

2. No te enfades justamente con la proyección. El orador probablemente no está tratando intencionalmente de perder el tiempo, simplemente no tiene las habilidades para comunicarse mejor. Establezca y aplique límites sin expresar enojo en su volumen, tono o elección de palabras. Obtendrá más respeto de su equipo y del orador si puede establecer límites apropiados sin ánimos.

Answer 2

El propósito de las diapositivas es representar visualmente la historia que el presentador está contando. Ese mensaje ha sido bien comunicado. Si alguien crea y presenta una presentación que no cumple con ese propósito, es probable que lo esté haciendo porque está utilizando PowerPoint como teleprompter.

Si eso es cierto, entonces el presentador ya lo está tratando de manera irrespetuosa, por lo que no me preocuparía la necesidad de ser ultra cortés. Simplemente diga ” Señor / Señora: esta no es una buena presentación. Ha realizado estas diapositivas para usted, no para mí, y no está agregando ningún valor a las diapositivas. Me está tratando sin respeto y mi tiempo es demasiado valioso ser tratado de esa manera. Adiós ” .

En una de mis clases, cuento la historia de un ingeniero / gerente muy conocido que en tal presentación dijo de manera más concisa: ” Hijo, puedes irte ahora. Puedo leer “.

Answer 3

Si usted es el gerente de los asistentes y está 100% seguro de que el presentador ha perdido irremediablemente el respeto y la atención de su equipo, tiene la obligación de actuar:

(1) Dé un paso adelante en el próximo descanso entre las diapositivas, muéstrele al presentador una palabra tranquila y diga: “Lamento interrumpirlo, pero ha surgido una situación y necesito hablar con el equipo”. pedirle que empaque y nos deje ahora para una reunión solo para el personal. Lo llamaré esta tarde cuando el polvo se asiente “.

(2) Enciende las luces y habla directamente al público. “Lamento interrumpir esto, pero le pedí al Sr. X que nos dejara. ¿Todos ustedes permanecerán en sus asientos para una reunión de solo personal en unos minutos?”

(3) Ayude al presentador (o solicite a alguien que lo ayude) a salir y salir del sitio.

(4) Diríjase nuevamente a la audiencia. “Les pido disculpas a todos por perder su tiempo. El tema es importante, pero claramente no fue el presentador adecuado. Gracias por asistir y por ser paciente”. Lo más probable es que recibas algunos aplausos por rescatarlos.

(5) Por la tarde, llame al presentador y, de manera breve y cortés, dígale la verdad. Explique que lo manejó como lo hizo para evitarle cualquier vergüenza. Pídale que presente su factura final.

(6) Cuando llegue la factura, pague por su trabajo a la tasa acordada y, si es necesario, negocie una tarifa de cancelación por cualquier trabajo futuro que se haya planeado. Hizo la preparación, la investigación, etc., y vino preparado para dar la presentación completa. Si la información era realmente importante, considere dejarle escribir un informe final para que pueda cobrar su tarifa. Esta situación es en gran parte culpa de quien lo contrató.

(7) Para el futuro, nunca contrate a un presentador sin ver a la persona en acción y juzgando las habilidades de presentación. Las referencias son excelentes, pero si es posible, el contacto interno debe ser alguien con mucha experiencia en la evaluación de habilidades de presentación, y debe asistir a una presentación en una conferencia o evento público antes de seleccionar al presentador.

Answer 4

Sugeriría que antes de que se le muestre una presentación, le pida a la persona que proporcione un resumen de lo que cubrirá el Powerpoint y una estimación de su duración. Debe leer el resumen y hacer algunas preguntas. Asegúrese de que sus respuestas coincidan con lo que se encuentra en el resumen y también responda sus preguntas.

Más adelante durante la reunión, si le han proporcionado información incorrecta o claramente falsa sobre su contenido o duración, no dude en detener la presentación en su punto medio y pedirle a la persona que tome un breve descanso.

Luego sugeriría una discusión tranquila con la persona sobre la presentación y preguntar por qué su resumen y la presentación no parecen coincidir. Si sus respuestas no son satisfactorias, reinicie la reunión sin continuar su presentación o en un punto posterior al Powerpoint. Si se oponen, finalice la reunión y su presentación.

Este es un problema cuya solución, en mi experiencia, existe antes de que se convierta en un problema grave. Solicitar y recibir un resumen de su presentación facilitará la eliminación de las pérdidas de tiempo del trabajo de calidad.