Cuando se atrasa en la agenda de un evento porque un orador ha hablado durante demasiado tiempo, debe corregir el tiempo inmediatamente . No permita que se acumulen retrasos, no deje caer los altavoces y nunca deje caer un descanso. Si deja que se acumulen los excesos de los oradores, terminará en una situación irrecuperable en la que no hay forma de volver a la normalidad. Si sueltas un altavoz, ese altavoz y todas las personas que quisieron escucharla se molestarán. Deja un descanso y todos se molestarán. La gente cuenta con descansos para ir al baño, revisar su correo electrónico y publicar selfies en Instagram.
Hay varias formas de recuperar el tiempo. Lo mejor es que su moderador absorba la demora , acortando las preguntas y respuestas al final del altavoz que sobresale y tal vez la introducción para el siguiente orador. Si el desbordamiento es significativo, puede descartar por completo las preguntas y respuestas de ese orador, simplemente dígale a las personas que pueden hacer sus preguntas durante el descanso.
Otro enfoque es pedirle a uno de los otros oradores que acorte su discurso por la misma cantidad de tiempo. Debe preguntarle esto a un orador que sabe que es muy bueno para administrar el tiempo y que está tan seguro de que puede aceptar una restricción de tiempo de última hora. Esta es otra razón para tener los oradores más competentes más adelante en el programa.
También podría considerar pedir a todos los altavoces restantes que recorten un minuto de su ranura, pero esto es más complejo y no debería ser necesario ya que el moderador puede recuperar todo el tiempo perdido en las preguntas y respuestas y las ranuras de introducción.
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En este momento, debería estar claro que para ejecutar un evento exitoso que siga el cronograma acordado , debe contar con un moderador experimentado que pueda garantizar que las personas cumplan con los tiempos asignados y también corrija cualquier exceso. Cualquier moderador experimentado puede hacer esto y lo consideraría parte del trabajo. Controlan los tiempos directamente adaptando la duración de sus presentaciones y espacios de preguntas y respuestas e indirectamente dando pistas a los oradores.
Pero es mucho mejor usar la prevención que la corrección. Asegúrese de que los oradores respeten el tiempo de la ranura y asegúrese de que está administrando el tiempo del evento.
Hay muchas maneras de hacer esto.
Elija altavoces en los que pueda confiar. Debe tener cuidado al elegir los oradores y asegurarse de que al menos algunos de ellos sean oradores competentes que puedan respetar los límites de tiempo.
Pruebe los altavoces en el ensayo . Organice un ensayo siempre que sea posible para que pueda ver si alguien no puede administrar su tiempo. Cuando esto es imposible, a veces se nota con solo mirar la presentación que posiblemente no podrían respetar el tiempo.
Dígales a los oradores cuánto tiempo tienen . Informe a todos los oradores y dígales exactamente cuánto tiempo tienen. La gente a menudo confunde los horarios de tragamonedas con los de hablar y olvida que hay presentaciones y preguntas. Dígales a todos que tienen M minutos de tiempo de conversación y que se aplicará de manera rígida.
Dé señales de tiempo a los oradores. Asegúrese de que los altavoces tengan señales de tiempo, ya sea un reloj de cuenta regresiva en una computadora portátil o alguien sosteniendo carteles.
Haga que el moderador administre el tiempo. Informe al moderador para asegurar un buen cronometraje. Deben comenzar a acercarse al orador a medida que se agota el tiempo y estar preparados para saltar y decir “Gracias” en una brecha adecuada, lo que lleva a la conversación a una conclusión temprana.
Prepárese con anticipación y administre el tiempo durante el evento para que todos cumplan con el tiempo. Siempre corrija un retraso de inmediato y nunca pierda el control del evento. Haga esto y su evento se verá mucho más profesional y la audiencia lo apreciará.