¿Qué es lo más molesto de reservar oradores para un evento?

Answer 1

El último punto de David Epstein de que la mayoría de los organizadores no han encontrado una gran solución para recopilar presentaciones de oradores es uno que abordo a diario. Divulgación completa, trabajo para CadmiumCD, una compañía de software que tiene una plataforma de gestión de eventos. Parte de la plataforma es una herramienta de gestión de altavoces.

Recientemente escribí una pequeña guía sobre la gestión de los altavoces que puede obtener aquí: Gestión de los altavoces 101. La esencia de esto es que muchas de las “molestias de los altavoces” que enfrentan los planificadores de eventos son el resultado de un sistema roto y una mala relación entre el altavoz y el planificador. Los planificadores, por ejemplo, intentan administrar los altavoces utilizando herramientas como correo electrónico, hojas de cálculo y carpetas que contienen el contenido de cada altavoz. El problema con estos es que no proporcionan una vista general de todos los activos. ¿Qué ha sido enviado? ¿Qué necesitamos todavía?

Otro problema es que los hablantes son personas ocupadas. Por lo general, son expertos de la industria con múltiples reservas, horarios completos y muchas citas. Si les envía un correo electrónico pidiendo 15 datos, es probable que lo ignoren. Dándoles algo así como una lista de tareas basada en la nube les facilita las cosas. Ellos (o sus asistentes) pueden revisar la lista de verificación y cargar un contenido a la vez. Rapido y Facil.

Lo último que mencionaré aquí es la aguda observación de David de que algunos oradores no pueden compartir las presentaciones (y otra información) con los organizadores a tiempo. Aquí tenemos que sumergirnos un poco en la psicología. ¿Qué motiva a los hablantes? Por lo general, el reconocimiento! Tienen productos, servicios o ideas que quieren difundir. Entonces, si les dijera que para que su biografía y nombre aparezcan en su libro de programas, y en su aplicación y sitio web, tendrían que enviar sus materiales antes de la fecha límite, ¿creen que lo harían? ¡Puedes apostar! Hemos visto este trabajo con éxito una y otra vez.

Answer 2

Uno de mis clientes es una oficina de conferenciantes, Speakers Associates. Como parte del trabajo que hago por ellos, tuve la oportunidad de hablar estrechamente con algunos de sus clientes. Basado en sus comentarios, diría que uno de los elementos más frustrantes de tratar de reservar un conferenciante surge del hecho de que muchas compañías lo dejan demasiado tarde antes de tratar de organizar la reserva, solo para luego luchar con la disponibilidad.

Muchos organizadores, especialmente aquellos que no han reservado un orador antes, tampoco saben qué esperar al reservar un orador de alto nivel. No están familiarizados con el proceso, los plazos de entrega involucrados y las tarifas que cobran algunos oradores.

Obviamente, esto no es culpa suya y muchas agencias de oradores podrían hacer mucho más para educar a los visitantes de su sitio web y clientes potenciales.

Answer 3

Creo que hay varios puntos débiles diferentes cuando los organizadores intentan reservar conferencistas.

Uno de ellos es simplemente encontrar el orador adecuado para el evento que están planeando.

Otro punto problemático es llegar a posibles oradores y negociar una tarifa razonable por hablar.

Por último, a pesar de algunas tecnologías interesantes, la mayoría de los organizadores no han encontrado una gran solución para recopilar presentaciones de oradores, simplemente porque los oradores a menudo no pueden compartirlas con los organizadores a tiempo.

Answer 4

Creo que lo más molesto de reservar un orador para un evento es encontrar al orador relevante y bueno que tenga el coraje de hacer que el evento sea exitoso. Los oradores son el primer factor que pone una luz de fama en el evento, por lo tanto, hay varias cosas que deben tenerse en cuenta al elegir el orador. Algunos de ellos se pueden encontrar aquí en esta pieza informativa.

Entonces, diría que es la tarea difícil contratar a un orador para un evento. Después de la reserva también hay varias cosas de las que debemos ocuparnos para obtener lo mejor del orador. Por ejemplo: el objetivo del evento debe estar claro en la mente del orador para que pueda concentrarse en él. Ante todo, debería contar con suficiente tiempo para el ensayo. Del mismo modo, hay varias otras cosas que deben considerarse. Algunos de ellos se pueden encontrar aquí: Un sentido muy común, a prueba de fallas, guía de 5 pasos para obtener lo mejor de sus oradores de la conferencia.

Answer 5

Probablemente el tiempo que toman muchos de ellos para confirmar que pueden asistir a su evento.

También debe obtener las cosas por escrito, incluidos los requisitos que puedan tener para equipos, folletos, marcas, micrófonos, atriles, etc., mucho antes del evento.

¿Tienes claro por qué quieren hablar? ¿Es para promocionar un libro, por ejemplo?

Siempre insisto en ver una copia de su charla por adelantado también y si esperan que produzca diapositivas / entregas, les doy fechas de vencimiento firmes para que me envíen el material.

Mi punto es que a pesar de que los está contratando, aún puede encontrar que necesita administrarlos.

Siempre y cuando comunique sus expectativas y les dé plazos firmes para cumplir, debería estar bien.