Dirijo un negocio creciente de revisión / edición. Tengo varios trabajadores independientes que ahora trabajan para mí. Se está volviendo una molestia administrar los documentos que llegan de los clientes y asignar y rastrear quién está haciendo qué documento. ¿Existe algún software / proceso / metodología que me ayude a gestionar todo esto?

Answer 1

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No importa cuál sea la naturaleza de su negocio, necesitará un proceso estable para que su empresa funcione mejor y evite problemas en el futuro. Afortunadamente, existen herramientas que pueden hacer tales tareas por usted y ayudarlo a hacer que su vida como propietario de un negocio sea mucho más fácil.

Las herramientas de Business Process Management (BPM) pueden realizar varias tareas que pueden ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo. Estas tareas pueden abarcar desde la ejecución y administración de procesos de negocios, combinando colaboración en tiempo real, acción directa y monitoreo de eventos, el seguimiento del desempeño del negocio y la automatización de los procesos de trabajo, solo por nombrar algunos.

Para tales tareas, puede elegir entre una amplia variedad de herramientas que se pueden encontrar en línea. Un buen ejemplo de software es Process Street Business. Esta herramienta puede ser utilizada por empresas medianas y grandes para encontrar nuevos clientes, automatizar listas de verificación y establecer procesos de flujo de trabajo, entre otras cosas. Es eficiente para otras tareas, como crear documentos de procedimiento e ingresar datos de las aplicaciones que utiliza.

VersionOne es otra herramienta que puede ser utilizada por equipos de diferentes tamaños y proyectos. Puede rastrear y administrar múltiples tareas y proyectos simultáneamente, visualizar estrategias y crear informes de proceso para la finalización de proyectos.

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Answer 2

¿Qué tal el uso de un software que le permite automatizar procesos y tareas recurrentes? Me parece que en la industria de corrección de pruebas se pueden automatizar muchos procesos, ya que la mayoría aprueba o rechaza cosas, agrega comentarios y adjunta archivos.

Puede intentar usar Flokzu, una aplicación web que le permite compartir documentos e información relevante, asignar tareas a los freelancers y ver en cuál trabaja cada uno de ellos.

Empiezas modelando el flujo de trabajo del proceso, que en tu caso imagino que se vería así:

Los usuarios ven todas sus tareas en su Bandeja de entrada, trabajan en ellas, agregan información en los campos, adjuntan archivos y agregan comentarios. Luego completan la tarea y puede revisarla, enviarla de regreso a ellos oa otros freelancers, descargar los archivos que adjuntaron y ver toda la información.

Creo que esto podría ser realmente útil en su caso, ¡pruébelo y si tiene alguna pregunta, hágamelo saber!

Answer 3

¡Hola!

¡Mira la sección de trabajo! Es un nuevo sistema de gestión de proyectos para el que trabajo. A pesar de ser nuevo, ya está lleno de características y muchas compañías lo elogian por eso.

Si necesita colaborar con colegas y clientes, Worksection es justo lo que necesita. Puede crear diferentes grupos de usuarios y otorgarles diferentes derechos (autónomos, clientes, etc.). Por lo tanto, será fácil administrar a todas las personas con las que trabaja.

En cuanto a los documentos, Worksection proporciona hasta 50 Gb de espacio en disco para cualquier tipo de datos. Es útil si necesita mantener todos sus archivos en un solo lugar, y no necesitará múltiples sitios de almacenamiento en la nube para mantener sus archivos.

Además, Worksection se integra con Google Documents, Google Disk y Google Calendar. Y puede utilizar nuestro sistema de notificación por correo electrónico para informar a sus colegas sobre los cambios.

Entonces, como puede ver, Worksection es perfecto si necesita trabajar con múltiples autónomos, clientes y administrar una gran cantidad de documentos.

Echa un vistazo a Worksection, ¡y espero que te guste!

Answer 4

Aquí hay una idea que podría implementar fácilmente con una herramienta de administración de tareas estándar:

• Cree un tablero de proyecto visual que refleje su flujo de trabajo y las etapas típicas de un trabajo de corrección de pruebas (por ejemplo, Pipeline, In Progress, For Review, etc.)
• Comparte el proyecto con todos tus freelancers.
• Cree una tarea para cada nuevo trabajo de revisión que venga y agréguelo en la sección de canalización a la izquierda.
• Agregue el documento, la fecha límite, la descripción y otra información necesaria a la tarea.
• Asigne la tarea a uno de los freelancers y muévala a la sección “En curso”.
• Opcional: cree una automatización que envíe un correo electrónico a todos sus trabajadores independientes cada vez que se presente una nueva tarea. De esta manera, podrán responder de inmediato y pedir que se les asigne la tarea si están libres.
• Una vez que un profesional independiente ha terminado de corregir el documento, la tarea se mueve a la sección “Revisar” y así sucesivamente. Al final, las tareas se completan y finalmente se eliminan del tablero (es decir, se archivan).

Así es como podría verse su tablero de proyecto:

La herramienta en la captura de pantalla es MeisterTask: Task Management for Teams, desarrollada por la compañía para la que trabajo. Utilizo MeisterTask de manera similar, para estar al tanto del contenido de mi blog y de las actividades de blogs invitados.

Si tiene alguna pregunta, ¡hágamelo saber!