Comienza por el principio.
En primer lugar, olvide PowerPoint por el momento. Sí, lo usará para su presentación, pero no debería tener nada que ver con su preparación.
Comience preguntándose: ¿Cuál es el objetivo de mi presentación? Piensa en eso y piensa con mucho cuidado. Por ejemplo, si usted es un emprendedor lanzando un grupo de inversores ángeles, sería fácil para usted decir que el objetivo de su presentación es recaudar dinero. Eso estaría mal. Ningún ángel inversionista le va a escribir un cheque basado en su presentación. El inversor toma la decisión de invertir después de realizar una gran diligencia debida sobre usted y su empresa. Por lo tanto, el objetivo de su presentación debe ser: persuadir a los inversores para que comiencen la debida diligencia.
Pase mucho tiempo refinando esta pregunta. Sigue pelando la cebolla. ¿Cómo los convencerá para comenzar la diligencia debida? Quizás su objetivo debería reformularse como: Haga que la audiencia se entusiasme con su oportunidad.
Pregúntese si solo tiene uno o varios objetivos. Pregunte cuál de sus objetivos está abierto (puede decirle a la audiencia qué es) u oculto (desea lograrlo pero no quiere que la audiencia sepa que eso es lo que está tratando conscientemente de hacer). Un objetivo abierto podría ser: quiero mostrarle por qué mi empresa puede ser una gran inversión para usted. Un objetivo oculto podría ser: quiero dejarte con una muy buena impresión de mí. Mientras más tiempo pases refinando tus objetivos, mayores serán las posibilidades de que los cumplas, ya que te concentrarás mucho en ellos. De hecho, escribo los míos, los agrupo y los clasifico, los combino, los separo, los refino y los pulimos hasta que estoy feliz de haber definido las razones correctas para dar la charla. Me gusta usar la función de esquema de Word para esto; casi seguro que tienes Word si tienes PowerPoint
.
Luego pregúntese: ¿cómo sabré si he logrado mis objetivos y en qué medida? Ser asaltado por inversionistas que luchan entre sí por el derecho a realizar la debida diligencia sería un buen indicador de éxito, pero también lo es ganar $ 50 millones en la lotería. Tal vez los inversores interesados tengan que firmar algún tipo de hoja de contacto, por lo que presumiblemente muchas suscripciones serían un buen indicador. Habrá otros Asegúrese de saber cuáles son y asegúrese de tener acceso a ellos para poder juzgar qué tan bien lo hizo. Que la gente se ría de tus chistes no es un indicador; solo muestra que puedes contar chistes. Hacer que la gente diga “¡Guau, gran presentación!” probablemente tampoco sea un buen indicador, ya que el brillo de su presentación puede haber superado el contenido.
Averigua qué poco puedes salirte con la tuya.
Una vez que sepa lo que está tratando de lograr y cómo determinará el grado en que podrá juzgar qué tan bien lo hizo, es hora de comenzar a armar la presentación. Como regla general, determine la cantidad mínima de material que puede presentar para lograr sus objetivos. Siga usando el perfil de Word o, si lo prefiere, inicie PowerPoint y haga algunos títulos de diapositivas: uno para cada tema único que cree que debe ser cubierto. Si es necesario, agregue algunas notas debajo de cada encabezado. Una vez que haya hecho esto, seguramente tendrá demasiado material, así que, para cada elemento, pregúntese si realmente lo necesita o si puede lograr sus objetivos sin él. Si hay alguna posibilidad de que puedas escapar sin ella, mátala.
Secuencialo. Maximiza la retención.
Ahora tienes que pedir tu presentación. La secuencia en la que presenta cada tema depende de la naturaleza de la presentación, pero, por regla general, siempre debe comenzar con algo que atraiga la atención de la audiencia, y siempre debe terminar con un fuerte “cierre” que encapsule lo que está intentando vender. Hay una razón científica para esto, representada como La curva de retención. Cualquiera que vea o escuche cualquier tipo de programa siempre tiende a retener el inicio y el final del programa, además de algunos elementos aleatorios dentro de él. Esto es independientemente de la calidad del espectáculo o la calidad de su inicio o finalización. Entonces, armado con el conocimiento de que su audiencia retendrá lo que sea que comience y lo que termine, independientemente de cuán bien recibido sea su discurso, asegúrese de que esas dos fases de la presentación estén muy, muy cuidadosamente pensadas y presentadas. Evite la tentación de ser artificioso, pero no tenga miedo de hacer declaraciones fuertes.
Conoce a tu audiencia.
Conozca las expectativas de su audiencia y el nivel de conocimiento sobre el tema que presentará. Pitch en consecuencia. Por ejemplo, la mayoría de los inversores ángeles y capitalistas buitres esperarán que cubra alguna variación sobre los diez temas tradicionales: su discurso de ascensor; El mercado; el problema que estás resolviendo; tu solución; competencia; el estado actual de su empresa; Tu equipo; proyecciones financieras; la pregunta; Su estrategia de salida. Si tiene menos de 20 minutos para su charla, no puede cubrir todos estos temas. (Bueno, en realidad puedes, pero estarás pasando por encima de cada uno tan rápido que no tendrás ninguna oportunidad de poner énfasis donde quieras y entusiasmar a tu audiencia). Así que asegúrate de cubrir los elementos más importantes, como definido por la audiencia. Si su producto es extremadamente especializado y complejo, puede ser mejor ni siquiera intentar explicarlo, sino solo describir lo que hace. Y luego asegúrese de estar listo para una explicación más detallada. (Consulte ‘Ocultar diapositivas’ a continuación).
Diles. Tres veces.
A algunos maestros de presentación les gusta promover el método de los ‘Tres Tellems’: diles lo que vas a decirles; Diles; entonces diles lo que acabas de decirles. Eso significa que comienza con una declaración como: “Voy a mostrarle tres razones por las cuales el proyecto MouseTrap debería ser financiado: ahorros continuos, mejores comunicaciones internas y preparación para un mejor sitio web”. Luego presenta y explica esas tres razones con el detalle apropiado. Luego termina con: “En resumen, le pido que financie el proyecto MouseTrap porque le ahorrará a la compañía $ 40,000 al año, eliminará el cuello de botella entre Ventas y Producción, y sentará las bases para la implementación de una nueva y mejor sitio web “. A veces ese es un enfoque apropiado, a veces no. Por lo general, funciona mejor cuando tiene una venta relativamente simple, como el proyecto MouseTrap. Es menos efectivo cuando tiene que presentar más de tres hechos, como cuando está presentando a un grupo de inversores potenciales.
La psicología (pop) de la venta.
El 90% de las presentaciones son una venta de algún tipo, por lo que debe atenerse a la secuencia probada de AICDC: Atención – Interés – Convicción – Deseo – Cerrar.
Atención : Comience por llamar la atención de todos. Esto no es difícil si te presentaron y todos te miran en silencio esperando que comiences, pero no tiene sentido comenzar tu presentación si la mitad de la audiencia está charlando entre ellos o mirando por la ventana al edificio en llamas al lado. Si no está en condiciones de gritarle a todos o golpear una copa de vino con una cuchara o lo que sea, espere pacientemente hasta que tenga la atención de todos. Luego haga su memorable declaración de apertura.
Interés : captar de inmediato el interés de las personas. Esto a veces se puede hacer con su abridor, a veces tiene que presentar un poco más de datos. “Todos los días, los estadounidenses comen 400 toneladas de salmón de piscifactoría, pero la cría de salmón altera irreversiblemente el ecosistema costero y envenena a millones de peces silvestres. Mi compañía tiene una forma de cultivar salmón que es ecológico, más barato que la piscicultura tradicional, tiene un costo menor de entrada, y no tiene impacto en los peces salvajes “. Nadie va a prestar atención a su presentación si no están interesados.
Convicción : Luego debes convencer a tu audiencia de que tu solución es la mejor solución para cualquier problema. Este es el meollo de su presentación en la que elabora el problema, describe su solución única, muestra cómo implementará esta solución y convence a su audiencia de que usted es la persona o el equipo mejor capacitado para hacerlo. Es casi seguro que tiene un tiempo limitado para hacerlo, por eso es tan importante que seleccione y presente solo la información mínima necesaria para hacer eso convincente.
Deseo : la gente casi nunca compra nada porque lo necesita, lo compra porque lo quiere. Es posible que necesite comida, pero compra copos de maíz para su desayuno porque le gusta más que Cheerios. Es posible que necesite transporte, pero compra un Audi porque lo hace sentir bien. Del mismo modo, su audiencia puede estar convencida de que el problema que describe es real y de que la solución que ofrece es factible, pero no ‘comprarán’ su discurso a menos que quieran la solución y no solo la necesiten. Cuando haya terminado de describir su sistema de cultivo de salmón, la audiencia debe estar sintiendo “¡Hombre, quiero participar en esto!” El deseo se puede activar de varias maneras, todas bien conocidas por su vendedor local de automóviles, pero una de las más fáciles de usar es la amenaza silenciosa y sutil de la “oferta por tiempo limitado”. “Estamos financiados en un 75%. Tan pronto como recaudemos los últimos $ 250,000, cerraremos la ronda de financiamiento con esta valoración”. O: “Nuestro competidor Jones & Jones ya ha comenzado un proyecto similar y se espera que comience a actualizar su sitio web y nos robe clientes a fines del trimestre”.
Cerrar : debe finalizar su presentación con algún tipo de llamado a la acción. Mostrando una diapositiva con una cara feliz y las palabras “¡Gracias!” no lo haré Recuerde la regla de retención y finalice su presentación con una declaración sólida, clara y memorable.
Ayudas visuales .
Un poco sobre ayudas visuales. Cada diapositiva de PowerPoint es solo otra ayuda visual. Comience a practicar su presentación sin diapositivas. Agregue una ayuda visual solo cuando la necesite. Recuerde el propósito de las ayudas visuales: están ahí para amplificar lo que dice o para aclarar lo que dice. Una diapositiva con siete puntos con viñetas cae en la categoría anterior: amplifica las siete cosas de las que habla mientras se muestra la diapositiva. Un gráfico normalmente hace eso también; amplifica una declaración como “El consumo de salmón se ha duplicado desde 1980 y se pronostica que se duplicará nuevamente para 2030”. Al mostrar el gráfico de los mismos datos, estás golpeando a personas con dos sentidos simultáneamente, sonido y vista. Eso ayuda a la retención. Pero si está explicando una idea compleja, su diapositiva debe usarse para ayudar con la explicación, para aclarar cómo funciona su widget. No se limite a PowerPoint; a veces “it” puede ser una mejor ayuda visual, donde “it” es lo que estás vendiendo o una simple analogía de tu widget. Toca la letra “B” en el teclado para dejar en blanco PowerPoint y saca el widget de la caja en la que lo tienes detrás del atril. “Esta es una versión de preproducción de nuestro bloqueo del volante. Esta parte curva aquí va sobre el volante y este brazo aquí se extiende por lo tanto …” Esa es una ayuda visual mucho más convincente que otra diapositiva de PowerPoint que muestra la misma acción. Toque cualquier tecla cuando deje la ayuda y continúe con la presentación.
A veces tendrá un tobogán simplemente como un guardián del lugar, para recordarle de qué hablar a continuación. Esto está bien, pero si eso es todo lo que usas para las diapositivas, entonces darás una charla aburrida, y la gente rara vez compra algo porque se ha aburrido hasta la muerte.
Los tres mágicos. El casi mágico Seven .
Hay una regla simple de tres y siete: por alguna razón psicológica que no puedo explicar, las personas recuerdan grupos de tres y, en menor medida, grupos de siete mejor que grupos de otros valores. Entonces, si está utilizando una diapositiva que contiene puntos con viñetas, tenga tres o siete viñetas si desea una retención máxima. Si tiene cuatro puntos con viñetas, suelte uno de ellos. Si tiene cinco, agregue uno para hacer seis y muéstrelos como dos grupos de tres. No me pregunte por qué funciona esto, y no estoy seguro de que pierda demasiado sueño si debe tener cinco elementos en su diapositiva, pero es uno de esos pequeños trucos que pueden aumentar el poder general de su presentación .
Tu audiencia probablemente pueda leer.
Su audiencia no solo puede leer, sino que tiene la oportunidad de leer. Así que nunca, nunca, nunca ponga oraciones completas en sus diapositivas o la gente las leerá tan pronto como coloque la diapositiva, y no escuche lo que está diciendo. En mi experiencia, este es probablemente el error número uno que la gente comete en las presentaciones. Se supone que lo que está en la pantalla respalda su discurso, no lo reemplaza .
Menos palabras, más gráficos.
Una imagen vale más que mil palabras. Si está mostrando números, a menudo es preferible mostrarlos como algún tipo de tabla o gráfico en lugar de solo como una lista de números. También es una vista más fácil de leer. Claro, es más trabajo de tu parte, pero si no crees que valga la pena activar Excel y producir una tabla de colores simple que puedas pegar en tu presentación, solo puedes concluir que la presentación no es tan importante. Lo cual no puede ser cierto o no hubieras leído hasta aquí.
Mezcle los tipos de diapositivas: una diapositiva de texto aquí, un diagrama aquí, una foto aquí.
BESO.
Use el principio KISS para guiar el contenido de su diapositiva. Pocas diapositivas son más feas o más molestas que las que se han cortado y pegado de informes o libros, una pantalla llena de texto ilegible que no tendrá más remedio que pasar por alto. Si no va a utilizar la diapositiva, ¿por qué incluirla? La única excepción a esto es cuando es el desorden muy ilegible en la pantalla el punto de su mensaje. Por ejemplo, si está tratando de mostrar con qué frecuencia se usa la letra “E” en el idioma inglés, sería aceptable tener una diapositiva que muestre una página de un libro en el que cada aparición de una “e” se haya resaltado en rojo. Es la imposibilidad de leer el texto y el gran volumen de puntos rojos que respaldan su mensaje. Pero como regla general, mantenga las diapositivas de texto en siete puntos o menos, cada uno con pocas palabras y ninguna de las cuales forma oraciones completas. ¡Mantenlo simple, estúpido!
Animación Ninfomanía.
PowerPoint tiene un rico conjunto de animaciones y transiciones, cualquiera de las cuales puede usarse indiscriminadamente para molestar a su audiencia en cualquier momento. ¡Construyamos esta diapositiva haciendo que cada punto con viñetas vuele desde la izquierda cada vez que haga clic con el mouse! ¡Hagamos que esta diapositiva se disuelva en la siguiente en una serie de pixelaciones cada vez más molestas! Lo llamo Animation Nymphomania, la incapacidad de decir no a todas y cada una de las animaciones integradas en el producto, independientemente de cuánto arruine totalmente la presentación. Así que aquí está la regla: use animación o transición solo cuando sea necesario aclarar alguna explicación. Utilizado de esa manera, el rico conjunto de características agrega algunas herramientas muy poderosas para su uso. Pero, ¿por qué querrías hacer algo gratuitamente que no haga nada más que desviar la atención de tu mensaje? Basta de charla.
Bonito late feo.
Personalmente, tengo poca idea de qué colores son complementarios de qué otros colores, por lo que selecciono un tema del conjunto de PowerPoint y uso los colores definidos con ese tema. (Raramente uso el tema en sí, porque prefiero tener un fondo blanco simple en mis diapositivas que no reste valor a mi mensaje). De esos colores, elijo tres: uno que será mi color principal, generalmente negro ; uno que será mi color secundario usado para los reflejos, quizás encabezados de diapositivas; y uno para ser usado para enfatizar. Demasiados colores son feos, a menos que seas un artista que presente algo artístico o un diseñador de sitios web que presente algo relacionado con tu nuevo sitio web, en cuyo caso lo último que debes hacer es escuchar mis consejos sobre colores. Lo mismo con su diseño de diapositiva general. Mantenlo simple, porque simple es generalmente más bonito que complejo y porque la mayoría de ustedes son como yo y tienen poco sentido inherente de lo que es una atractiva combinación de formas y colores. De todos modos, es poco probable que hagas una presentación para mostrarle a tu audiencia qué súper sabor tienes, así que ¿por qué arriesgarte a mostrarles cuán horrible es realmente tu sentido de la forma y la proporción?
Sincronización.
Una buena regla general es que tendrá un promedio de dos o más minutos por diapositiva, por lo que si se le asignaron diez minutos y tiene 36 diapositivas, las posibilidades son … no, la certeza es que lo arruinará. Tendrás que balbucear tan rápido que nadie entenderá una palabra que digas o te cortarán a mitad de camino, en cuyo caso tu tiempo hubiera sido mejor gastado en Starbucks mirando a la linda chica con el iPad sentado allí junto a la chimenea . Claro, no todas las diapositivas tardarán dos minutos en cubrirse, pero por cada una que no lo haga, habrá otra que tomará cuatro minutos. Otra razón más para incluir solo el contenido mínimo necesario para realizar su venta.
Caso el Conjunto.
Si es posible, haga una visita anticipada al sitio donde presentará. ¿Dónde está la pantalla en relación con usted, en relación con la audiencia? ¿Se proporcionará una computadora o debe traer la suya? ¿Tendrás que pararte en un lugar o puedes moverte? ¿Hay cables y alambres en el piso que debe tener en cuenta? ¿Hay alguna distracción obvia, como ventanas abiertas, puertas de vidrio con gente caminando afuera, obras viales cercanas y cosas por el estilo? ¿Qué tan lejos estará el miembro más alejado de la audiencia? ¿Puedes proyectar cómodamente tu voz tan lejos o necesitarás amplificación? Si es esto último, ¿se proporcionará?
Llega temprano.
Murphy es un experto en arruinar la conexión entre su computadora, el proyector y la pantalla. Cualquier cosa que pueda ir mal, irá mal. Asegúrese de estar completamente configurado y probado antes de que su presentación esté programada para comenzar. Si tiene que atenuar las luces, asegúrese de saber dónde están los interruptores. Si va a usar un micrófono, asegúrese de que esté funcionando y que su voz sea audible en todas partes de la habitación. Proyecte su tobogán más ocupado, luego camine hacia la parte posterior de la habitación y asegúrese de que sea claramente visible. Si no es así, tendrás que guiar a las personas cuando lo muestres, lo que tomará un tiempo valioso. Y cuando todo esté configurado y probado, tómese un breve descanso en el baño. Comprueba tu apariencia. Mírate en el espejo y murmura algo sin sentido como “¡Golpéalos, asesino!”
Práctica. Una y otra vez.
Sabías que agregaría esto porque es muy evidente, pero realmente no puedes practicar demasiado. Hazlo en voz alta, hablando con tus muebles o con el perro. Encienda su computadora y muestre las diapositivas tal como estarán en la presentación en vivo. Sigue practicando, una y otra vez, hasta que sepas exactamente cuánto tiempo durará tu conversación. Y luego recuerde la Regla del Trimestre: su presentación en vivo tardará un cuarto más que su mejor práctica. Por lo tanto, si le han asignado 20 minutos, será mejor que pueda hacer la presentación de la práctica en 16 minutos, o perderá su tiempo en la realidad. Si la presentación es realmente importante, practique en vivo frente a un grupo de personas que le dirán la verdad sobre lo que sucede bien y lo que tal vez sea deficiente. Luego arregle los bits que quieran.
Ocultar diapositivas.
Si hay alguna parte de su presentación en la que cree que puede haber preguntas que soliciten más detalles, haga una o más diapositivas que ayuden a explicar. Por ejemplo, si muestra una diapositiva que muestra los ingresos, gastos e ingresos de cinco años como números de resumen, tenga otra diapositiva que muestre más detalles de apoyo para los mismos números. Luego, oculte estas diapositivas adicionales para que no aparezcan cuando realice la presentación (Presentación de diapositivas> Ocultar diapositiva). Anote y memorice el número de cada diapositiva. De hecho, intente memorizar el número de cada diapositiva significativa en su presentación. Luego, cuando alguien le pida que “regrese a la diapositiva donde mostró los ingresos proyectados”, simplemente escriba su número, presione enter y PowerPoint lo llevará directamente allí. (¡Ahí! No digas que no aprendiste nada de esto.) Si hay demasiadas diapositivas para memorizar todos sus números, me gusta hacer una diapositiva ‘Índice’ al final del mazo en el que muestro cada lógica título de la sección y el número de la primera diapositiva en esa sección. Oculto la diapositiva de índice. Cuando quiero ir a una diapositiva en particular, escribo 99 – Enter y aparece mi diapositiva de índice. (99 siempre te lleva a la última diapositiva de la baraja, a menos que, por supuesto, tengas más de 99 diapositivas, en cuyo caso Dios te ayuda, porque no puedo). Veo “$$ Proyecciones – 17” en el Índice, así que Escribo 17 – Ingresa y sube pops esa diapositiva. Mucho, mucho más resbaladizo que tocar sin parar la flecha hacia atrás hasta llegar a la diapositiva que deseas.
Da vida a tus diapositivas.
Cuando muestres una diapositiva, ya sea un gráfico o palabras o alguna combinación, dale vida a tu audiencia. Señale la parte de la que está hablando o use un puntero para dibujar círculos alrededor de lo que está enfatizando. No te quedes ahí zumbando mientras esperas que tu diapositiva ayude de alguna manera.
Tempo.
Varíe el ritmo de su presentación. La gente solo puede absorber tanto. Como ya se señaló, la mayoría de las personas conservarán el inicio y el final. Para asegurarse de que retengan las partes más importantes, debe golpear al público de repente con algo inesperado o enfático. Disminuya su ritmo un poco cuando no lo haga y aumente ligeramente el ritmo y el volumen al hacer un punto clave. Trate de mantener su mensaje en tres puntos clave, ya que ese es el número mágico que la mayoría de las personas retendrá. Golpéelos con los tres al principio, luego con cada punto en secuencia durante la presentación, y luego resuma los tres puntos al final.
Termina antes de que termines.
Si es posible, deténgase al final de su presentación pero antes de su resumen e invite preguntas. Maneja esas preguntas. Y luego, cuando terminen las preguntas o se acabe el tiempo, muestre su diapositiva de resumen y diga: “En conclusión, lo que estoy pidiendo es …”. y entrega tu cierre. Di gracias, toca B para dejar la pantalla en blanco y siéntate. De esta manera, controlas lo que tu audiencia retiene como lo último en tu charla. Esa curva de retención mágica, ¿recuerdas?
Finalmente, tenga cuidado con los expertos.
Media hora con Quora le muestra que hay docenas, si no cientos de “expertos” de PowerPoint, todos los cuales tienen las respuestas definitivas a sus preguntas. Gran parte de lo que lees es de dudoso valor. Tómelo todo con una pizca de sal, incluido todo lo que he escrito, y siga los consejos que le resuenan personalmente. ¿Mi opinión? Julia Harrison da más buenos consejos en una respuesta breve que muchos otros con diez veces la palabrería.
¡Buena suerte! Y recuerde que solo hay una definición de presentación efectiva, y esa es una que cumple sus objetivos.
¿esto parece una buena presentación? por supuesto no. 
