Como la mayoría de las otras cosas, volverse competente en la creación de presentaciones u hojas de cálculo requiere práctica. Debes mirar tu trabajo críticamente y recibir retroalimentación de otros si es posible.
También ayuda ser consciente de lo que realmente es una “buena práctica”. Cuando aprenden a usar Powerpoint o Excel, muchos usuarios intentan usar “funciones avanzadas”, creando un horrible desastre de animaciones, imágenes, colores, fuentes, números y fórmulas. Esta no es la forma de crear algo que se vea “profesional”
Tanto Excel como Powerpoint le dan al usuario mucha libertad, mucho más de lo que la mayoría de los usuarios pueden manejar. A menos que sea un genio artístico o de datos, es útil mantener las cosas lo más simples posible y luchar por la estructura y la coherencia. Incluso si eres un genio, esta será la regla predeterminada la mayor parte del tiempo, que se romperá solo en circunstancias excepcionales.
(1) Permítanme primero tratar con Powerpoint / presentaciones:
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Le sugiero que eche un vistazo a una serie de presentaciones de las principales consultoras (muchas están disponibles en la web) y vea cómo difieren de las presentaciones menos “profesionales”.
Probablemente descubrirá que los consultores tienden a usar solo funciones muy básicas en Powerpoint, y la clave está en la consistencia y claridad de las diapositivas, en lugar de en el uso de funciones avanzadas.
Una buena presentación sigue una guía de estilo explícita o implícita, similar a los periódicos. El estilo apropiado depende de la ocasión; por ejemplo, cuando se comparte un análisis detallado, el texto denso y las tablas pueden ser apropiados, pero al dar un discurso inspirador, no lo son.
La guía debe cubrir cosas como:
- Diseño: Ciertos elementos de estilo son siempre iguales. Esto incluye el título, los números de página, las notas al pie de página, las fuentes, los márgenes, … Cuando hay varios elementos en la página, generalmente están alineados y espaciados uniformemente (use las funciones de alineación y distribución …)
- Estilo / Fuentes: la mayoría de las presentaciones solo incluyen una fuente, como máximo dos colores de texto (generalmente solo uno), generalmente no más de dos tamaños de fuente en la misma página (uno para el título, uno para el resto). Use gráficos que sean apropiados para los datos. Use elementos consistentes para llamadas / descripciones. Use colores consistentes para gráficos en páginas
- Gramática / Texto: La consistencia nuevamente es clave. Si tiene una lista, asegúrese de que cada elemento tenga la misma forma gramatical. Decide si usar oraciones o fragmentos de oraciones. Decide si capitalizar o no. Decide si terminar con viñetas en un punto o no. Decide si los títulos son descriptivos o títulos de acción. Para todo esto, mantén el mismo estilo durante toda la presentación.
- Atención al detalle: cuando tenga un gráfico, asegúrese de que los ejes estén etiquetados, asegúrese de que el gráfico tenga un título, asegúrese de que haya una leyenda apropiada, asegúrese de que exista una nota al pie, incluya fuentes, asegúrese de que la gramática y la ortografía sean correctas , …
Además, ayuda si su contenido está bien estructurado, respaldado con datos, internamente consistente, etc.
Por último, si desea una presentación realmente “profesional”, por ejemplo, para un discurso muy importante, haga lo que los consultores harían en esa situación: busque un experto que lo haga por usted. Cuando trabajaba en consultoría, usábamos un equipo de “gráficos de alta gama” para reelaborar nuestros documentos más importantes.
Si bien puede aprender a hacer presentaciones limpias y profesionales usted mismo, se necesita un diseñador profesional para hacer algo que sea realmente “hermoso”.
(2) Encontrar buenos ejemplos de Excel / Hoja de cálculo es mucho más difícil, ya que no suelen ser públicos.
Nuevamente, la mayoría de los consultores no usan características realmente avanzadas, pero tienden a estar familiarizados con las tablas dinámicas, las búsquedas, las funciones estadísticas básicas y una variedad de representaciones gráficas de datos.
Hay una diferencia entre el análisis rápido (la mayoría de las veces usando tablas dinámicas) y un “modelo”, es decir, un producto terminado que podría formar el análisis principal de un proyecto.
Un buen modelo no solo debe darle la respuesta correcta, sino que también debe ser comprensible para los demás y, de hecho, para usted si vuelve a él más tarde. Debe estar bien estructurado, claramente etiquetado, fácil de depurar.
Para dar un par de reglas generales para un modelo:
- La entrada, el cálculo y la salida deben estar claramente separados , idealmente en hojas o secciones separadas. Deben estar claramente etiquetados como tales
- Las entradas deben tener fuentes y unidades. Etiquete claramente los supuestos y los datos. Evite cualquier “ajuste manual”, o márquelos claramente si es necesario. Si corresponde, separe los datos de origen de los supuestos del modelo.
- Deben explicarse los cálculos , debe ser fácil seguir lo que está haciendo. Incluya un paso intermedio si ayuda a la comprensión. Mantenga la lógica simple y evite fórmulas locas que son difíciles de depurar. Incluso si sabe cómo funcionan las fórmulas de matriz, es probable que quien tenga que mantener esto en el futuro no
- Los resultados deben estar listos para copiar en presentaciones finales. Pueden incluir tablas y gráficos, deben estar claramente etiquetados y resaltar los datos más relevantes
- El formateo realmente puede ayudar a la legibilidad de una hoja de cálculo. Elija los formatos de número apropiados. Use colores para separar diferentes tipos de datos (p. Ej., Entrada vs. cómputo). Use texto en negrita para resaltar valores clave o totales. Muchas de las reglas de formato de presentaciones se aplican igualmente a las hojas de cálculo.
- Las explicaciones son clave. Los libros de trabajo deben incluir una página introductoria que explique cada elemento y cómo usarlo. Esto podría incluir suposiciones importantes, así como procesos para actualizar los datos.