4 diferentes tipos de barreras para una comunicación efectiva
(1) Barreras semánticas
Siempre existe la posibilidad de malinterpretar los sentimientos del remitente del mensaje o de obtener un significado incorrecto. El receptor explica las palabras, signos y figuras utilizados en la comunicación a la luz de su experiencia, lo que crea situaciones dudosas. Esto sucede porque la información no se envía en un lenguaje simple.
Las principales barreras relacionadas con el idioma son las siguientes:
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(i) Mensaje mal expresado:
Debido a la oscuridad del lenguaje, siempre existe la posibilidad de una interpretación incorrecta de los mensajes. Esta barrera se crea debido a la elección incorrecta de palabras, en palabras civiles, la secuencia incorrecta de oraciones y las repeticiones frecuentes. Esto puede llamarse caos lingüístico.
(ii) Símbolos o palabras con diferentes significados:
Un símbolo o una palabra puede tener diferentes significados. Si el receptor no entiende la comunicación, no tiene sentido. Por ejemplo, la palabra ‘valor’ puede tener diferentes significados en las siguientes oraciones:
(a) ¿Cuál es el valor de la educación informática en estos días?
(b) ¿Cuál es el valor de este conjunto móvil?
(c) Valorar nuestra amistad.
(iii) Traducción defectuosa:
Un gerente recibe mucha información de sus superiores y subordinados y la traduce para todos los empleados de acuerdo con su nivel de comprensión. Por lo tanto, la información debe moldearse de acuerdo con la comprensión o el entorno del receptor. Si hay un poco de descuido en este proceso, la traducción defectuosa puede ser una barrera en la comunicación.
(iv) Supuestos no aclarados:
Se ha observado que a veces un remitente da por sentado que el receptor sabe algunas cosas básicas y, por lo tanto, es suficiente para informarle sobre el tema principal. Este punto de vista del remitente es correcto hasta cierto punto con referencia a la comunicación diaria, pero es absolutamente incorrecto en caso de algún mensaje especial,
(v) Jerga técnica:
En general, se ha visto que las personas que trabajan en una empresa están conectadas con algún grupo técnico especial que tiene su lenguaje técnico separado.
Su comunicación no es tan simple como para que todos la entiendan. Por lo tanto, el lenguaje técnico puede ser una barrera en la comunicación. Este grupo técnico incluye ingenieros industriales, gerente de desarrollo de producción, controlador de calidad, etc.
(vi) Lenguaje corporal y decodificación de gestos:
Cuando la comunicación se transmite con la ayuda del lenguaje corporal y los gestos, su malentendido dificulta la comprensión adecuada del mensaje. Por ejemplo, mover el cuello para responder a una pregunta no indica correctamente si el significado es ‘Sí’ o ‘No’.
(2) Barreras psicológicas o emocionales
La importancia de la comunicación depende de la condición mental de ambas partes. Una fiesta con trastornos mentales puede ser un obstáculo en la comunicación. Las siguientes son las barreras emocionales en la forma de comunicación:
(i) Evaluación prematura:
A veces, el receptor de la información trata de desenterrar el significado sin pensar mucho en el momento de recibir o incluso antes de recibir la información, lo que puede ser incorrecto. Este tipo de evaluación es un obstáculo en el intercambio de información y se amortigua el entusiasmo del remitente.
(ii) Falta de atención:
Cuando el receptor está ocupado con algún trabajo importante, no escucha el mensaje con atención. Por ejemplo, un empleado está hablando con su jefe cuando éste está ocupado en una conversación importante. En tal situación, el jefe puede no prestar atención a lo que dice el subordinado. Por lo tanto, surge un obstáculo psicológico en la comunicación.
(iii) Pérdida por transmisión y mala retención:
Cuando una persona recibe un mensaje después de haber pasado por muchas personas, generalmente pierde algo de su verdad. Esto se llama pérdida por transmisión. Esto sucede normalmente en caso de comunicación oral. La mala retención de la información significa que con cada próxima transferencia de información, la forma real o la verdad de la información cambia.
Según una estimación, con cada transferencia de comunicación oral, la pérdida de información asciende a casi el 30%. Esto sucede debido al descuido de las personas. Por lo tanto, la falta de transmisión de información en su forma verdadera o exacta se convierte en un obstáculo en la comunicación.
(iv) Desconfianza:
Para una comunicación exitosa, el transmisor y el receptor deben confiar el uno en el otro. Si hay una falta de confianza entre ellos, el receptor siempre obtendrá un significado opuesto del mensaje. Debido a esto, la comunicación dejará de tener sentido.
(3) Barreras organizacionales
La estructura organizativa afecta en gran medida la capacidad de los empleados en lo que respecta a la comunicación. Algunos obstáculos organizativos importantes en la forma de comunicación son los siguientes:
(i) Políticas organizacionales:
Las políticas organizacionales determinan la relación entre todas las personas que trabajan en la empresa. Por ejemplo, puede ser la política de la organización que la comunicación se haga en forma escrita. En tal situación, todo lo que pueda transmitirse en pocas palabras deberá comunicarse por escrito. En consecuencia, el trabajo se retrasa.
(ii) Reglas y Regulaciones:
Las reglas organizacionales se convierten en barreras en la comunicación al determinar el tema, el medio, etc. de la comunicación. Preocupados por las reglas definidas, los remitentes no envían algunos de los mensajes.
(iii) Estado:
Bajo la organización, todos los empleados se dividen en muchas categorías en función de su nivel. Esta división formal actúa como una barrera en la comunicación, especialmente cuando la comunicación se mueve de abajo hacia arriba.
Por ejemplo, cuando un empleado de nivel inferior tiene que enviar su mensaje a un superior en el nivel superior, tiene un miedo al acecho en su mente de que la comunicación puede ser defectuosa y, debido a este miedo, no puede comunicarse con claridad y a tiempo . Retrasa la toma de decisiones.
(iv) Complejidad en la estructura organizacional:
El mayor número de niveles gerenciales en una organización la hace más compleja. Se produce un retraso en la comunicación y la información se cambia antes de llegar al receptor. En otras palabras, las cosas negativas o las críticas están ocultas. Por lo tanto, cuanto mayor sea el número de niveles gerenciales en la organización, más ineficaz se vuelve la comunicación.
(v) Instalaciones organizativas:
Las instalaciones organizativas significan disponer de papelería, teléfono, traductor, etc. suficientes. Cuando estas instalaciones sean suficientes en una organización, la comunicación será oportuna, clara y de acuerdo con la necesidad. En ausencia de estas instalaciones, la comunicación deja de tener sentido.
(4) Barreras personales
Las barreras organizativas mencionadas anteriormente son importantes en sí mismas, pero hay algunas barreras que están directamente conectadas con el emisor y el receptor. Se llaman barreras personales. Desde el punto de vista de la conveniencia, se han dividido en dos partes:
(a) Barreras relacionadas con los superiores: Estas barreras son las siguientes:
(i) Miedo al desafío de la autoridad:
Todos desean ocupar un alto cargo en la organización. Con esta esperanza, los oficiales intentan ocultar sus debilidades al no comunicar sus ideas. Tienen miedo de que, en caso de que la realidad salga a la luz, tengan que pasar al nivel inferior,
(ii) Falta de confianza en los subordinados:
Los superiores de nivel superior piensan que los empleados de nivel inferior son menos capaces y, por lo tanto, ignoran la información o sugerencias enviadas por ellos. Deliberadamente ignoran la comunicación de sus subordinados para aumentar su propia importancia. En consecuencia, se reduce la confianza en sí mismos de los empleados.
(b) Barreras relacionadas con los subordinados: Las barreras relacionadas con los subordinados son las siguientes:
(i) Falta de voluntad para comunicarse:
A veces los subordinados no quieren enviar ninguna información a sus superiores. Cuando los subordinados sienten que la información es de naturaleza negativa y los afectará negativamente, se hace un esfuerzo para ocultar esa información.
Si se vuelve imperativo enviar esta información, se envía de forma modificada o enmendada. Así, los subordinados, al no aclarar los hechos, se convierten en un obstáculo en la comunicación,
(ii) Falta de incentivos adecuados:
La falta de incentivos para los subordinados crea un obstáculo en la comunicación. La falta de incentivos para los subordinados se debe al hecho de que sus sugerencias o ideas no tienen ninguna importancia. Si los superiores ignoran a los subordinados, se vuelven indiferentes ante cualquier intercambio de ideas en el futuro.