¿Crees que si los hablantes tuvieran que hablar solo 20 minutos, la calidad mejoraría en la mayoría de los casos? Cosas Personales

Tiempo de presentación: 5 consejos para mantenerse a tiempo y evitar la ira de la audiencia

¿Recuerdas cómo te sentiste la última vez que asististe a una presentación y el orador repasó el tiempo permitido?

¿Eras feliz por eso? ¿O estabas enojado porque ahora te dejaron atrás para tu próxima cita? ¿O te fuiste antes de que terminaran?

En este artículo, examinamos la importancia de terminar a tiempo y damos 5 consejos para mantenerse dentro de sus limitaciones de tiempo.

¿Es importante terminar su presentación a tiempo?

¡En la mayoría de las situaciones, sí!

Siempre asuma que su audiencia está ocupada (porque ellos lo están).

Siempre asuma que podría haber elegido otros lugares para estar (porque podrían haberlo hecho).

Siempre asuma que tienen algo planeado inmediatamente después de que termine (porque generalmente lo hacen).

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El público se inquieta si se está acercando a su límite de tiempo y no está terminando.

Comienzan a considerar salir .
Empiezan a ponerse nerviosos pensando en su próxima cita y en cómo pueden llegar tarde.
Comienzan a desear que ya lo hayas terminado .
Lo más importante, ¡ dejan de escucharte!

No solo pierdes credibilidad con tu audiencia y te arriesgas a ofenderlos, sino que también pierdes la oportunidad de llegar a una conclusión firme porque no escuchan o no están en la sala.

¿Es mejor terminar temprano o justo a tiempo?

Si es realmente malo terminar con el tiempo, entonces uno podría suponer que siempre debe tratar de terminar bien por debajo del tiempo permitido. Sin embargo, eso no siempre es bueno tampoco.

Si finaliza su presentación considerablemente a tiempo (por ejemplo, 20 minutos antes de una presentación programada para una hora), su audiencia puede sentirse engañada, especialmente si le pagaron por escucharlo hablar. Pueden sentir que prometió 60 minutos de valor, pero solo entregó 40.

Por esta razón, una regla de oro segura es hablar entre el 90 y el 100% de su tiempo permitido . Entonces, si su presentación está planificada para 60 minutos, debe hablar al menos 54 (o 55 para un buen número redondo). Esto asegura que su audiencia no “se sienta engañada”, pero también asegura que no pase el tiempo.

Hay todo tipo de excepciones a la regla general anterior, así que use su criterio y haga lo que tenga sentido en su situación.

5 pasos para mantener su presentación dentro del tiempo

Realmente no es tan difícil terminar su presentación a tiempo. Simplemente siga estos cinco simples pasos:

# 1 – Conozca su tiempo permitido

¿Alguna vez has escuchado a un orador alejarse de un lugar murmurando: “Pensé que tenía más”?

Este es el resultado de una mala comunicación entre el orador y el organizador del evento. Tanto el orador como el organizador del evento terminan viéndose mal en este escenario.

Asegúrese de estar siempre al tanto de cuánto tiempo tiene que hablar. Verifique con el organizador del evento antes del evento.

# 2 – Planifique su contenido y edite según sea necesario

Para muchos oradores, el problema es no saber cuánto tiempo les está dando la audiencia. El problema es no ser razonable con cuánto pueden decir dentro de ese tiempo asignado.

La mayoría de las personas sobreestiman la cantidad de material que pueden cubrir adecuadamente en un tiempo determinado. Quieren “compartir todo” y “no dejar nada atrás”. Por otro lado, el presentador sabio desarrolla una fuerte autoconciencia sobre cuánto tiempo lleva entregar su mensaje de manera efectiva .

Cuando esté planeando, también considere:

Preguntas y respuestas : permita tiempo para las preguntas de la audiencia, ya sea dentro de su presentación o al final.
Actividades : Permita tiempo suficiente para planificar actividades o ejercicios de la audiencia. Uno de mis desafíos es que tiendo a subestimar cuánto tiempo lleva explicar una actividad y “dividirme en grupos” incluso antes de que comience el ejercicio.
Descansos : para presentaciones más largas, tiempo de presupuesto para descansos para estiramientos, visitas al baño, café o comidas. Todo esto sale de su tiempo asignado. En un curso de capacitación típico de día completo (8 horas), por ejemplo, es posible que solo tenga 6 horas de instrucción una vez que reste todos los descansos.

Corte sin piedad para asegurarse de que el material que desea entregar se pueda entregar dentro de sus limitaciones de tiempo. Es mejor presentar la cantidad adecuada a un ritmo que la audiencia pueda absorber en lugar de pasar demasiado tiempo para que la audiencia no capte nada.

# 3 – Ensaye efectivamente

Hasta que adquiera experiencia como orador, es posible que no pueda medir con precisión la cantidad de contenido que cabe en un tiempo determinado. Por ejemplo, ¿cuántas páginas escribirías si entregaras una dirección de inicio de 30 minutos? ¿Cuántos estudios de caso puedes cubrir en un seminario a la hora del almuerzo?

“Si pasas el tiempo ensayando, tienes que cortar material”.

La mejor manera de medir cuánto tiempo tomará es tomarse el tiempo mientras ensaya de manera efectiva:

Ensaye levantándose y hablando en voz alta . No caigas en la trampa de pensar que puedes simplemente “susurrar” a través de tus diapositivas mientras estás sentado frente a tu computadora. Tu ritmo será diferente mientras estés de pie.
Hable con una audiencia de prueba , incluso si todo lo que puede organizar es una persona. Esto elimina la tendencia a “practicar dentro de uno mismo” como hacen algunos oradores mientras ensayan. Solo un miembro de la audiencia lo obliga a hacer contacto visual y buscar comentarios de la audiencia. También simula un poco de la presión que puede sentir con una audiencia real. También puede obtener comentarios valiosos preguntando “¿Cómo fue mi ritmo? ¿Fui demasiado rápido?
Hazlo lo más cercano posible a la realidad . Si va a utilizar un control remoto de presentación para avanzar sus diapositivas, ensaye con uno. Si se moverá en la “presentación real”, hágalo mientras ensaya. Si puede ensayar en la sala donde presentará, hágalo. Cuanto más pueda imitar lo real, mejor será su tiempo estimado.
Que sea un ensayo general . Si planeo usar un traje al presentarme, me gusta ensayar en uno. Para mí, el acto de disfrazarse crea la misma energía nerviosa y tiende a darme un momento más preciso.

Ensayar de esta manera le permite cronometrar con precisión su presentación en circunstancias cercanas a la realidad. Si pasas el tiempo ensayando, debes cortar el material.

# 4 – Comience a tiempo

¿Cuántas veces has visto a un presentador pedir “solo 5 minutos más” al final de una presentación de una hora, a pesar de haber comenzado diez minutos tarde?

Haga todo lo que esté a su alcance para comenzar a tiempo. Llegue temprano, clasifique su tecnología y asegúrese de que todo esté listo cuando comience su tiempo. No pierdas ni un momento.

Su hora de inicio exacta no siempre está bajo su control. Por ejemplo, sé de una compañía donde los “seminarios a la hora del almuerzo” siempre comienzan a las 12:15. Si está invitado a hablar en este foro, debe saberlo. Una discusión exhaustiva con el organizador del evento debería revelar esto.

# 5 – Mida su progreso y ajústelo

Para discursos cortos (digamos, menos de 15 minutos), probablemente pueda simplemente lanzarse a él y alcanzar su objetivo de tiempo de finalización dentro de lo razonable (suponiendo que lo haya ensayado).

¿Querer aprender más?

Para obtener 7 consejos sobre cómo cortar su presentación sobre la marcha, lea Cómo rechazar su presentación … y aún así ofrecer valor.

Sin embargo, para presentaciones más largas, puede utilizar un enfoque más estratégico:

Mientras ensaya su contenido, tenga en cuenta el tiempo que toma cada “bloque” de su presentación. (Pídale a alguien que lo cronometre si es necesario).
Esto le da una serie de objetivos de tiempo intermedio . Por ejemplo: 12: 05 – Inicio de la presentación12: 15 – Introducción y estudio de caso presentado12: 30 – Estudio de caso y lecciones aprendidas completadas12: 50 – Demostración en vivo completada12: 58 – Preguntas y respuestas completadas. Aplausos.
Escriba estos objetivos y llévelos con usted mientras los presenta, tal vez en un pequeño bloc de notas junto a su agua. (Lo hago con bolígrafo rojo y letras grandes).
Cuando llegue al final de cada “bloque”, verifique el reloj . Si corre detrás, puede ajustar su ritmo. Por ejemplo, si está comenzando la demostración en vivo a las 12:35, entonces sabe que tiene 5 minutos de retraso y tendrá que cortar el material planificado para “ponerse al día”.
Si es necesario, recluta a un asistente con un reloj para que te ayude a controlar tus objetivos intermedios.

Resumen

Hablar sobre tu tiempo permitido es irrespetuoso y molestará al menos a algunas personas de tu audiencia. Es un privilegio tener su atención, ya sea por 5 minutos o 5 horas. ¡No abuses de ello! Termine a tiempo, siempre.

GRACIAS