Mi compañía me da un ‘reembolso de gas’ de $ 600 por mes, que no me gravan. ¿Esto viola el código de impuestos de los Estados Unidos?

Answer 1

Las asignaciones como estas pueden tratarse como no imponibles, pero para que la asignación califique como no imponible, debe hacerse bajo un plan responsable . Hay tres reglas que el plan debe cumplir:

1. Sus gastos deben tener una conexión comercial.
2. Debe contabilizar adecuadamente a su empleador sus gastos dentro de un período de tiempo razonable.
3. Debe devolver cualquier exceso de reembolso o asignación dentro de un período de tiempo razonable.

Si el plan no cumple con las tres reglas, no es un plan responsable y el empleador debe incluir el monto total pagado como salario en su W-2. Ver http://www.irs.gov/publications/….

Las claves aquí son si el empleador le exige o no que entregue un registro de sus millas recorridas (u otra justificación de los gastos) cada mes, y si el empleador le exige o no que devuelva cualquier asignación en exceso si no conduce lo suficiente millas para cumplir con la asignación, según la tasa de millaje federal (55.5 centavos por milla en 2012). Esas decisiones las toma el empleador, no usted: no puede convertirse en un plan responsable al informar voluntariamente sus millas y devolver cualquier exceso de asignación.

Answer 2

La respuesta técnica.

Por lo general, lo que usted llama un “reembolso automático” se conoce como “asignación automática”. Para ti, esto es un ingreso. El tratamiento correcto es que su empleador lo agregue a su salario W-2. El impuesto adicional que pagaría por este monto se compensaría (tal vez por completo) con la porción que gasta (o que se puede asignar) para gastos de viaje legítimos. En otras palabras, si se agregan $ 7,200 por año a los salarios de W-2 y tiene $ 7,200 en gastos de automóviles asignables (gasolina, seguros, reparaciones, etc.), usted pagará incluso los impuestos.

La respuesta práctica.

La compañía ahorra alrededor de $ 550 por año en impuestos sobre la nómina deslizándolo debajo de la mesa, por así decirlo. Creo que cuando te dijeron esto, probablemente olvidaron decir “esto es solo entre nosotras, chicas”. No importa. No creo que sea su lugar juzgar la ética y el tratamiento contable de la compañía, lo que de ninguna manera es un reflejo de usted (que a sabiendas aceptó un método de pago que no estaba dentro de la letra de la ley).

Para poner las cosas en perspectiva, no lo consideraría un gran problema, en términos de la materialidad de la infracción técnica.

Si la compañía hubiera dicho, entregue todos los recibos de automóviles de su empresa y le “reembolsaremos” por una parte que sus gastos de automóviles que pueden atribuirse a las empresas, de todos modos habrían terminado en la misma posición, sin pagar impuestos relacionados con la nómina sobre el “reembolso”. Esa es mi lógica sobre por qué no lo consideraría un gran problema. Es forma sobre sustancia, sin mencionar que se eliminó una tonelada de registros (de su parte). Es más fácil de esta manera, tanto para ellos como para ti.

La respuesta corta.

¿Puedes meterte en problemas por esto con el IRS? No, ni remotamente. El problema fiscal aquí es entre el IRS y su empresa, no entre el IRS y usted. Tienen que pagarle los $ 600 a través de cuentas por pagar y no a través de un cheque de nómina. El primero no tiene nada que ver con lo que se informa al IRS.

Answer 3

Sí, si le pagan una cantidad fija cada mes y no le exigen que contabilice su millaje o sus gastos reales, es solo un pago adicional que debe estar sujeto a impuestos sobre la nómina.

No hay nada malo con el tipo de plan de reembolso descrito, excepto por la pregunta de responsabilidad. Se le debe solicitar que documente sus gastos y / o millaje y el propósito comercial del uso de su vehículo. También debe contabilizarse cualquier diferencia en lo que le pagaron en comparación con sus gastos documentados de forma regular.