Una forma es utilizar el enfoque de Escritura Estructurada. Escritura estructurada – Wikipedia Lea el PDF en la parte inferior de la sección de referencias. Pero te daré algunos conceptos básicos de una buena comunicación por correo electrónico aquí.
sea conciso: intente utilizar la menor cantidad de palabras posible para expresar su punto de vista
sea lo más claro posible: piense en cómo puede escribir una oración descriptiva para que cualquiera pueda entenderla, y luego escríbala de esa manera. Pídale a alguien que lo revise por usted si puede obtener una crítica y ver si tiene sentido para ellos (no haga esto repetidamente, es solo para enseñarle lo que está claro para los demás y lo que no lo es al principio).
estructura la respuesta con mucho espacio en blanco para delinear temas, retornos de línea adicionales entre puntos, por ejemplo … observe que incluso aquí en quora el editor agrega una línea vacía entre puntos numerados para delinear.
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Separe los temas con espacios en blanco, use viñetas y numeración e indentaciones para agregar estructura y lógica … por ejemplo, un subtema puede sangrarse bajo el tema principal.
evite usar párrafos largos para describir algo o hacer un punto. No agrupe demasiadas cosas en un solo párrafo.
Si hay más de 9 temas o puntos, se vuelve demasiado para el lector. Idealmente, desea colocar espacios en blanco y un tema grande para delinear y anotar la siguiente descripción del tema.
Terrón como con igual. Si tiene varios temas y el correo electrónico llega a ser más que una página si se imprimió, debería considerar comenzar un nuevo correo electrónico con el nuevo tema y subtemas relacionados con él y enviarlo por separado … incluso llamándolo parte 2, por ejemplo.
Si tiene mucha información para transmitir (digamos 18 puntos o más y varios temas), es mejor poner esa información en un documento de Word como un archivo adjunto (como dice un informe), y tomar solo lo más destacado para poner en el cuerpo del correo electronico. De esa manera, cualquiera que lo lea obtiene una visión general, y si necesitan más información, pueden abrir el documento para leerlo. Mencione que en el cuerpo del correo electrónico, ‘vea el documento adjunto para obtener un informe completo’, por ejemplo.