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Los asistentes ejecutivos brindan apoyo administrativo de alto nivel a los ejecutivos de una empresa o corporación. Al igual que las secretarias o los asistentes personales, realizan trabajos de oficina. Sin embargo, los asistentes ejecutivos también realizan tareas que pueden tener un efecto en el éxito o la rentabilidad de un negocio, como ayudar con la investigación de mercado, capacitar al personal y programar reuniones importantes. Las tareas implican trabajos de naturaleza confidencial o compleja, que requieren exposición a información sensible y contactos que requieren considerable discreción, juicio, tacto y diplomacia, así como un conocimiento práctico de las prácticas y procedimientos de la función, políticas generales de la compañía y programas. El Asistente Ejecutivo es responsable de apoyar las tareas y comunicaciones de alto nivel al tiempo que optimiza el tiempo, la eficiencia y el enfoque. El Asistente Ejecutivo debe tener la capacidad de organizar un calendario ocupado, redactar comunicaciones internas y administrar otros proyectos, según lo asignado. Debe ser orientado a los detalles, ingenioso y capaz de gestionar múltiples proyectos simultáneamente; todo mientras se mantiene una actitud profesional, confidencial y positiva.
Responsabilidades
- Ahorra tiempo ejecutivo leyendo, investigando y enviando correspondencia; redacción de cartas y documentos; recolectar y analizar información; iniciando comunicaciones
- Mantiene el cronograma de citas ejecutivas al planificar y programar reuniones, conferencias y viajes.
- Hace arreglos de transporte; reservar vuelos, hoteles y autos de alquiler, según sea necesario
- Administra y mantiene calendarios ejecutivos.
- Prepara ejecutivos para reuniones y eventos, según sea necesario.
- Mantiene suministros de oficina e inventario; anticipa necesidades y evalúa nuevos productos de oficina y formas de hacer cosas que aumentan la eficiencia dentro del ambiente de trabajo
- Administra las operaciones de oficina y la administración de las instalaciones, según sea necesario.
- Da la bienvenida a los invitados saludándolos, en persona o por teléfono; brinda apoyo durante las reuniones
- Rastrea y prioriza proyectos, realiza investigaciones de apoyo y se comunica efectivamente dentro de la empresa sobre las necesidades y el estado del proyecto
- Mejora las comunicaciones entre ejecutivos y miembros internos del equipo.
- Mantiene la confianza del Ejecutivo y protege las operaciones manteniendo la información confidencial.
- Ejecuta investigaciones especiales o continuas y análisis de datos. Analiza problemas, determina el enfoque, compila y analiza datos, y prepara informes / recomendaciones para la acción de un equipo de gestión. Introduce datos y gestiona información en una base de datos. Mantiene archivos y registros complejos. Mantiene y actualiza recursos y herramientas del departamento, como listas de empleados, listas de referencias, listas telefónicas, organigramas u otra información del departamento.
- Toma dictados y transcribe notas para cartas, notas e informes. Escribe materiales en forma final a partir de borradores muy generales o complicados que pueden utilizar el uso frecuente de terminología técnica y datos estadísticos.
HABILIDADES CLAVE :
- Posee excelentes habilidades de comunicación; tanto escrito como verbal
- Habilidades para resolver problemas
- Experiencia creando sistemas, procesos y procedimientos.
- Fuertes habilidades informáticas: MS Word, Excel
- Orientado a detalles, organizado y autoejecutable
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